Die Buchhaltung digitalisieren – ein Weg, um den in Zukunft kein Unternehmer und kein Selbstständiger herumkommen wird. Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens in Zukunft fast ausschließlich papierlos abgewickelt wird. Das heißt im Überblick:
- Die Ausgangsrechnungen werden digital mit einem Programm erstellt und versendet.
- Die Eingangsrechnungen und andere Dokumente, die für die Buchhaltung relevant sind, werden finanzamtssicher eingescannt und in digitaler Form archiviert.
- Die Vorgänge in der Buchhaltung werden mit einem Buchhaltungsprogramm verbucht – und zwar größtenteils automatisiert.
Es dürfte klar sein, dass die Umstellung der Buchhaltung in die digitalisierte Form mit Kosten verbunden ist. Wenn Sie noch kein Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramm besitzen, müssen Sie ein solches anschaffen. Auch ein geeigneter Scanner gehört auf die Liste der Anschaffungen für die digitalisierte Buchhaltung. Im Hinblick auf die Kosten stellt sich zwangsläufig wohl jeder die Frage, welche Vorteile dann diese Digitalisierung haben soll.
Und das sind die Vorteile, die Buchhaltung zu digitalisieren
Durch die Automatisierung der Prozesse in der Buchhaltung gewinnen Sie in der Regel Zeit.
Die Archive und Schränke, die Sie als Unternehmen oder als Selbstständige mit Ordnern und Papieren füllen, gehören der Vergangenheit an. Da alle Belege archiviert werden, benötigen Sie einen digitalen Speicher oder einen Server, auf den alle Daten abgelegt werden. Legen Sie alles in der Cloud ab, benötigen Sie gar kein Equipment.
Da Sie weniger Papier für Ihre Belege benötigen, werden Sie weniger Papier benötigen und dadurch die Kosten senken. Auch die mit den Ausdrucken verbundenen Druckerkosten werden sich entsprechend reduzieren. Zudem fallen die Anschaffungskosten für Ordner und Zubehör für die Ablage weg.
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung können Sie jederzeit auf Ihre Belege zugreifen.
Dank der Buchhaltungssoftware haben Sie Ihre Zahlen im Blick und können entsprechende Auswertungen durchführen. Die Software erleichtert Ihnen auch die Kommunikation mit Ihrer Steuerberaterin oder dem Steuerberater, da die Buchhaltungsdaten über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden. Dies spart zum einen Zeit und sollte auch die Kosten für den Steuerberater reduzieren.
Sie tragen sich mit dem Gedanken, die Buchhaltung zu digitalisieren? Dann sprechen Sie mich an, ich unterstütze Sie gerne.
Buchhaltung digitalisieren – so gehen Sie vor
Ein Alleingang, wenn es darum geht, die Buchhaltung zu digitalisieren, ist nicht unbedingt empfehlenswert. Wichtig ist, dass Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater frühzeitig mit ins Boot holen. Vielleicht haben sie auch Tipps zu einer passenden Software, mit der die Archivierung einfach, schnell und rechtssicher funktioniert.
So gehen Sie vor, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten
Kontaktieren Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater und teilen Sie Ihre Entscheidung mit, dass Sie die Buchhaltung digitalisieren möchten. Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater können Ihnen in der Regel auch Tipps geben, welche Vorgaben innerhalb der GoBD erfüllt sein müssen.
Besitzen Sie noch keine Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware, erhalten Sie hier in der Regel ebenfalls Tipps, welche Software die richtige ist und welche die Möglichkeit bietet, die Daten zu transferieren.
Haben Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, müssen diese entsprechend geschult werden. Auch die Hardware für den Umstieg auf die digitale Buchhaltung ist notwendig. Sind bereits Computer oder Laptops im Unternehmen vorhanden, können diese in der Regel natürlich genutzt werden. Bei der Auswahl der Software ist beispielsweise wichtig, dass die erfassten Daten und Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können. Sind Änderungen notwendig, müssen diese protokolliert werden, so dass sie transparent und nachvollziehbar sind.
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